請求書に抜け漏れや書き間違いがあった場合のお詫びメール例文

抜け漏れや書き間違い、誤送付はどれだけ注意していても起きうることです。
しかしながら、請求書のミスは信用にかかわります。
とにかく迅速にお詫びをするのが最優先です。

丁寧なお詫びの文章が、相手の心証を良くします。
お詫びメールを書く際のポイントとともに、メール例文を紹介します。

請求書に関するお詫びメールの3つのポイント

請求書の間違いと一言でいっても様々ありますが、どのようなミスであってもお詫びのポイントは同じです。

1つ目は、なにより迅速に対応することです。
間違った内容を確認し、社内のしかるべきところに報告したのち、相手方にはすぐに謝罪をしましょう。

次に、こちらの非を認めて謝罪します。
お詫びメールの中で言い訳をするのはよくありません。
何に対するお詫びなのかを明確にしつつ、ミスが起きてしまった経緯を簡単に書くようにしましょう。

最後に、今後の改善策を明記します。
同じミスが繰り返されないように、どのような対策をとるかを先方に示すことが、信頼回復の一歩となります。

請求書に不備があった場合のお詫びメール例文

【例文1：金額の間違い】
件名：請求書（No.00000）金額誤りのお詫び
本文：
○○株式会社
経理部　△△　△△様
いつもお世話になっております。
□□株式会社の〇〇〇〇です。
この度、〇月〇日に当社から送付いたしました
請求書（No.00000）の金額にミスが判明いたしました。
誤)\00,000,000 –
正)\11,111,111 –
改めて、正しい金額の請求書を送付いたします。
大変お手数ではありますが、以前の請求書は破棄していただきますよう
お願い申し上げます。
当方、経理上のミスにより多大なご迷惑をおかけしたこと、心よりお詫び申し上げます。
チェック体制を強化し、細心の注意を払ってまいります。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、お願い申し上げます。
□□株式会社　△△部
〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000
MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

【例文2：誤送信】
件名：ご請求書相違のお詫び
本文：
株式会社××××
経理部　〇〇〇〇　様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の××××です。
先日、弊社より送付いたしました□月度の請求書ですが、
当方の手違いにより、誤って○月度分の請求書を送付しておりました。
大変申し訳ありません。
△月度の請求書を改めて送付いたしましたので、ご査収くださいませ。
また、大変お手数をお掛け致しますが◯月度分の請求書は、
破棄していただきますよう重ねてお願い申し上げます。
以後、同様のミスがないよう再発防止に努めてまいります。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇　□□部
××××
TEL：00-0000-0000
MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

まとめ

ミスが起きてしまったときは、事後処理がなにより大切です。
まずは相手方に、誠心誠意お詫びを伝えます。スピード感をもって対処することが、信用を取り戻すことにつながるでしょう。