請求書が届かない場合に催促するリマインドメールの例文

「取引先から届くはずの請求書がこない」そんなときは、なるべく早く先方に連絡を取って対処しなければいけません。
とはいえ、リマインドメールは書き方を間違えると印象を悪くしてしまうので、注意が必要です。

相手の心証を損ねない、催促メールのポイントをお伝えします。

リマインドメールを送るときのポイント

リマインドであっても、基本的なマナーはビジネスメールと同じです。
ただし「請求書が届いていない」という旨を記載するため、相手に確認を求める内容になります。
そこで気をつけたいのが、言葉遣いです。

「相手のミスである」と、決めつけた表現は避けましょう。
相手に何かをお願いするときは「大変恐縮ではありますが」「誠に恐れ入りますが」といった前置きの言葉を使います。

また、先方は既に発送しているにも関わらず、郵便などのトラブルで請求書が遅延していることも考えられます。
行き違いになっている可能性も考慮し、お詫びの一言も添えましょう。

加えて、支払期限を過ぎて請求書が到着した場合、入金が遅れるという旨を明記しておくことも大切です。
相手を慮った表現をしつつ、伝えたい内容は明確にするよう心がけましょう。

請求書のリマインドメール例文

【例文1】
件名：【重要】00月分請求書の件
本文：
◯◯◯◯株式会社
□□部 △△　△△様
いつも大変お世話になっております。
××株式会社の◯◯です。
先般お願いしておりました00月分の請求書が、本日時点で到着しておりません。
念の為、ご確認を頂きたく連絡差し上げました。
大変恐縮ではございますが、事務処理の関係上
00月00(◯)の到着を過ぎますと入金が遅れる可能性がございます。
なお、本メールと行き違いになった場合は何卒ご容赦ください。
今後とも、よろしくお願いいたします。
××株式会社　△△部
〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000
MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

【例文2】
件名：【ご確認】先月分の請求書について
本文：
株式会社〇〇〇〇
総務部　〇〇〇〇　様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
毎月00日までに頂戴しております請求書ですが、
本日時点で、まだ届いておりません。
恐れ入りますが、一度ご確認頂けますでしょうか。
なお、00日までに弊社に請求書が届かない場合、
入金が再来月末になりますこと、ご承知おきください。
本メールと行き違いでご発送頂いております際は、
何卒ご容赦頂きますようお願い申し上げます。
ご不明な点等は、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願い致します。
株式会社△△　□□部
△△　△△
TEL：00-0000-0000
MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

まとめ

請求書が手元にないと業務が進まないので、急いで相手に催促したくなります。
しかし、感情的になってはいけません。
「遅れていませんか？」「忘れています」等の言葉は失礼です。

相手に不快感をあたえない言い回しをすることで、処理もスムーズに進みます。
リマインドメールの言葉遣いは、くれぐれも気をつけるようにしてください。