前払いで入金済みの場合の請求書の書き方

請求書の基礎知識

請求書の記載には、さまざまなパターンがあります。
その中のひとつが、前払いで入金済みの料金がある請求書です。

その場合、請求書を出す前に支払われている前払い金を請求書に反映する必要があります。
では、取引先に渡す請求書にはどのように明記すればいいのでしょうか。具体的な書き方を見ていきましょう。

前払いが発生する請求書とは

前払いは、本来なら商品やサービスを受け取ったときや、製品が完成した段階で支払われる料金を前もって一部だけ納めることです。

先に支払ってもらった金額の一部は、前金・手付金・内金・着手金などと呼ばれます。
細かな意味の違いはありますが、この前払い金の授受が売買契約成立の証拠として扱われます。

入金済みがある請求書の具体的な書き方

ここからは、入金済みがある請求書の書き方をお伝えします。
特にルールはありませんが、双方にとってお金の流れが分かりやすく書かれていることが何より大切です。

まずは、商品やサービスの税抜金額を書きます。
その後、消費税額を記入します。2つの合計が本来の請求金額です。
そこから、入金済みで既に支払われている金額をマイナス表記で追記します。
前払いの金額を引いてから消費税を加算してしまうと、合計金額に相違がでるので注意してください。

最後に入金済みの金額を引いて計算した合計金額を書きます。
トラブルを未然に防ぐためにどういった内容の前払いだったのか、詳細を摘要欄や備考欄に記載することも忘れないようにしましょう。

まとめ

前払いは「既に入金がある」という事実から契約が円滑にとり行われ、お互いに信頼関係をもってビジネスを進められるという側面があります。

しかしながら、通常の請求書のやりとりと異なることは事実です。
前払いのある請求書の書き方には十分に注意を払い、確認を怠らないようにしましょう。

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