請求書の電子化を取引先にお願いする場合の案内メール例文

ビジネス上、取引先へ何かを依頼するというシーンはよくあります。
要求する内容によって、簡単なやりとりで済むものもあれば、何度か交渉を重ねなければいけないものまで、その難易度はさまざまです。

例えば、最近注目されている「請求書の電子化」をお願いしたい場合は、どうでしょうか？
相手方から送られる請求書を電子化するには、新しいフローやシステムを検討してもらわなければいけません。
このように、取引先に変更をともなう依頼をする場合の案内メールについて考えてみます。

請求書の電子化を取引先に依頼するときの2つのポイント

請求書の電子化といった大きな案件になるほど、丁寧な対応が求められます。
その上で、抑えておきたいポイントは2つです。

まず、1つ目は相手にメリットを明確に説明することです。
今回であれば、請求書の電子化をすることによって得られるメリットを理解してもらうことが重要です。
興味を示してもらえるよう、必要な情報を出来るかぎり提示しましょう。

次に、依頼の返答期限を伝えます。
「お返事はいつでも構いません」といった文言を加えてしまうと、優先順位が下がってしまいます。
「恐れ入りますが、◯日までに一度お返事を頂けますでしょうか？」など、無理のない範囲で回答の目安を示せば、先方も検討しやすくなるでしょう。

請求書の電子化を取引先にお願いするメール例文

【例文】
件名：請求書 電子化のご案内
本文：
株式会社□□
□□部 □□課 □□□□様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇の××××でございます。
突然ではございますが、
御社から紙でお送りいただいている請求書について、
PDFによるメール添付でお送りいただくように変更をご検討頂けないかと思い、
連絡いたしました。
恐れ入りますが、一度、御社内にてご検討頂き、
◯日までに□□様のご意見をお聞かせいただければ幸いです。
ご不明点、ご質問等ございましたら、××まで何なりとご連絡ください。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇　□□部
××××
TEL：00-0000-0000
MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

まとめ

依頼メールは、相手を慮った表現を使うようにしてください。
また、メールを作成したあとは必ず見直しましょう。
誤字脱字は印象を悪くしますし、間違った情報を載せてしまうと、検討するまで話が進みませんので注意してください。

請求書の電子化は、先方に大きな変更をお願いするものです。メール例文を活用し、スムーズな提案につなげましょう。