請求書を紙で送る場合「送付状無し」や「茶封筒」は失礼か

請求書の基礎知識

請求書を郵送する場合、知人に手紙を送るときとは勝手が異なります。
企業間の取引ですので、失礼のないようにビジネスマナーに則って対応しなければなりません。
具体的には、送付状の有無、封筒の種類といったことに配慮が必要です。

請求書を紙で送付するときの、基本的なルールやマナーを抑えておきましょう。

請求書の送付状はビジネスマナーのひとつ

請求書と一緒に送付状を添えるのは、ビジネスマナーとされています。
送付状には、請求書には書ききれない補足を書き足せます。

双方の社名・部署名・担当者名はもちろん、送付する書類の枚数、詳しい内容を記載します。
請求書の内容を送付状で詳しく確認できるため、ミスの防止にもつながります。

また、送付状に挨拶文があれば、受け取った相手に丁寧な印象を与えることもできるでしょう。

請求書の封筒は白、または薄い青色が一般的

次に封筒についてです。
結論から言うと、色に決まりはないのでどのようなものを使っても構いません。
一般的には白や薄い青色が用いられることが多いようですが、茶封筒を使っているからといって、マナー違反だということもありません。

窓付きの封筒であれば表書きを書かずに済みますし、封筒の中が透けにくい封筒を使うとより安心です。

封筒に送付状と請求書を入れるときは、重ねて均等に三つ折りします。
その際、下を折ったあとに上を折ります。そうすれば、受け取った人が開いたときに内容をすぐに読めます。

請求書を入れる際は、まず封筒を裏返し、三つ折りで後から折った請求書の上側が右になるように差し入れます。
加えて、縦型の封筒なら表面の右下に「請求書在中」と記載してください。

大事なビジネスマナーですので、細かいところまで気を配るようにしましょう。

まとめ

最近では、請求書をメールでやりとりすることも増えています。
しかし、取引先によってはまだまだ郵送で請求書を送ってほしいというところも多いでしょう。

送付状や封筒は一見小さなことのようですが、きちんと対応できているか否かで相手の受け取り方は違ってきます。

いざという時に慌てないよう、請求書の送付に関するビジネスマナーもしっかりと身につけておきましょう。

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