請求書を再発行(二重発行)する場合の書き方

請求書の基礎知識

請求書のやりとりをしていると、先方から再発行を依頼されることがあります。
頻繁に起こるケースではありませんが、紛失や記載内容の相違などにより請求書の出し直しをお願いされることもあるでしょう。

請求書の再発行には、いくつかのパターンがあります。
それぞれの対処に加え、再発行するときのポイントをおさえておきましょう。

パターン別 請求書の再発行

請求書の紛失

請求書が見当たらない場合の再発行で注意すべきは、二重請求です。

まず、取引先が再発行してほしい請求書の内容を確認します。
その後、再発行の処理にうつりますが、このとき前回と全く同じものをコピーするのは避けましょう。
万が一、後から請求書が見つかった場合に混乱が生じます。
二重発行にならないよう、再発行分にはそれとわかるように明示してください。

記載内容のミスによる再発行

請求書の記載内容にミスが発覚した場合も、再発行しましょう。
発行者が気づいた場合、至急、先方に連絡をとります。
また、相手方から指摘されたときも内容を確認し、早期に対応してください。

先方にはミスを謝罪した上で、正しい請求書を再発行します。
その際、誤った請求書は破棄してもらうように依頼することも忘れないでください。

請求書を再発行する時の日付について

発行日

請求書を再発行した場合でも、発行日は前回と同様の日付を書くのが基本です。
もし、再発行した日付を改めて記載する場合は、備考欄や欄外に分かりやすく明記しましょう。

とはいえ、発行日が同じままだと区別がつきにくくなります。
「再発行」と印字したり、請求書ナンバーを連番にしたりといった工夫をするといいでしょう。

支払期限

支払日を過ぎてから請求書を再発行するときも、日付は変更しないことが多いでしょう。
しかし、延滞利息の有無や先方の都合によっても対応は異なります。

2週間~1ヶ月程度であれば、支払期日を延ばすのは一般的とされています。
その点をふまえ、支払期日については取引先に確認するようにしましょう。

まとめ

今回は、請求書を再発行するときにポイントをお伝えしました。
似通った請求書が重複すると、相手方の入金フローにも混乱が生じます。
再発行の際は双方が慎重な対応を心がけ、ミスが重ならいように気をつけましょう。

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