請求書のスキャナ保存要件とは

請求書の基礎知識

請求書の保存は、これまで紙で行うのが一般的でしたが、1998年7月に施行された「電子帳簿保存法」により、電子データでの保存が認められました。

幾度かの改正の後、今ではスキャナ保存に加え、スマートフォンやデジタルカメラでの保存もできるようになっています。
しかしながら、あまり普及していないのが現状です。

そこで今回は、保存方法の1つ「スキャナ保存」をピックアップして解説していきます。

スキャナ保存制度について

スキャナ保存制度は、請求書・契約書・領収書などの対象書類をスキャナで読み込んで電子化し、保存する制度です。
大企業のみならず、中小企業の方や個人事業主の方であっても要件を満たせば利用できます。

スキャナ保存制度の要件はさまざまありますが、いくつか具体例を挙げてみましょう。

  • 一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り(解像度は200dpi相当以上、赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上)
  • タイムスタンプの付与
  • 検索機能の保持

以上はスキャナ保存要件の一部で、他にも細かな決まりがあります。
加えて、スキャナ保存制度を利用する際は、利用を開始する日の3カ月前までに管轄の税務署に申請を完了しなければいけません。

分かりやすくまとまった資料が、国税庁のWebサイトに掲載されています。
ぜひ、一度目を通してみてください。

(参考HP:はじめませんか、書類のスキャナ保存!|国税庁)

スキャナ保存制度のメリット

導入までいくつかのステップを踏まなければいけませんが、スキャナ保存制度はとても便利なものです。

電子化したデータを適切に保管していれば紙は処分できるので、これまでかかっていた紙の証憑の保管コストがカットできます。
加えて、データ化すれば検索性もあがり、書類を探す手間が省けて業務の効率化ができます。

まとめ

重要な書類をデータ化して保存するのは、セキュリティの面で不安があるかもしれません。
しかし、制度を利用する際の要件も徐々に緩和されています。
さまざまな書類がデータ化されている世の中の流れを受け、今後、請求書のスキャナ保存も広く普及していくでしょう。

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