請求書のタイムスタンプとは

リモートワークが広く認知され、効率アップやコストカットの側面から、さまざまな書類のペーパーレス化が加速しています。請求書も例外ではありません。

しかし、請求書のような重要証憑のデータ化には法律で決められたルールがあります。
請求書の電子化・保管を実現するうえで、重要になるのがタイムスタンプです。

タイムスタンプとは何なのか、基本から整理してみましょう。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、データ化された文書が間違いなく原本であるということを証明するためのものです。
データと時刻を組み合わせたタイムスタンプが付与されていれば、その時刻から一切の変更をうけていないことを表すことができます。

電子データには、データの消失や改ざん、閲覧時のトラブルなど、紙の文書とは違ったリスクが存在します。
そのリスクを回避し、電子データの信頼性を担保するのがタイムスタンプです。

タイムスタンプを利用するには、一般財団法人日本データ通信協会が認定する第三者機関から提供を受ける必要があります。
認定事業者は、下記サイトをご参照ください。

（参考HP：認定事業者一覧｜一般財団法人　日本データ通信協会　タイムビジネス認定センター）

タイムスタンプは「要求」「発行」「検証」の3つの過程で構成

タイムスタンプの付与は「要求」「発行」「検証」の3つの過程で構成されています。

まず「要求」です。
「要求」とは、文字通り「タイムスタンプを発行してほしい」と認定事業者に依頼することです。
自書署名のある請求書をスキャンするかスマートフォンで撮影し、タイムスタンプのシステムにアップロードすれば完了です。

次に「発行」です。
認定事業者は受け取ったデータの情報（ハッシュ値）に時刻を合成して、偽造できないようにします。
「タイムスタンプトークン」と言われる証明書を申請者側に返して、発行は完了です。

最後は「検証」です。
認定事業者によって、タイムスタンプトークンは鍵がかかった状態になっています。
文書の証明を求められた場合は、認定事業者から鍵を受け取り、タイムスタンプトークンとデータの情報を照合します。
それらが合致すれば、内容が変更されていないという証明になります。

より具体的な流れや、タイムスタンプの活用方法が総務省のHPに載っていますので、参考にしてみてください。
（参考HP：電子署名・認証・タイムスタンプ｜総務省）

まとめ

タイムスタンプは、請求書のみならず電子カルテや官公庁の文書など、さまざまな場面で利用されています。

長期間にわたる紙の運用コストは、計り知れません。
文書の電子保管が行われれば、オフィスのペーパーレス化を一気に進められます。
ぜひ、タイムスタンプを活用してコスト削減と効率アップに繋げてください。