請求書の宛名が間違っていた場合どのように指摘すればいいか

先方から送られてきた請求書の宛名が間違っていたら、どうしますか？
宛名が違うことで、社内の処理が滞ることもあります。

相手方のミスとはいえ、気づいたときは放置せず、早めに連絡するのが正解です。
今回は、請求書の宛名の間違いを相手に指摘するときのポイントをお伝えします。

間違いの箇所、正しい請求書の再送期日を明記する

まず、先方に伝えるのは請求書の間違いの箇所です。

メールの場合は、件名に「請求書　宛名相違の件」等と書きましょう。
そうすることで、一目で用件が分かります。
電話でも「さきほど頂いた請求書の宛名が違っていました。」とはっきり伝えるのがベストです。

加えて、いつまでに正しい請求書が必要かを告げましょう。
再送期日を明確にしておくことで、その後の業務もスムーズに進みます。
急いで処理をしてほしい場合は、その点も伝えるようにしてください。

ただし、先方に間違いを伝えるときは、できるだけ柔らかい表現を用いるようにしましょう。
ストレートに宛名の間違いだけを指摘すると角が立ちます。
間違いを断言したり、上から指摘したりするのはいけません。

相手への連絡手段がメールであっても電話であっても、不快な思いをさせないように気を配りましょう。
例えば「恐れ入りますが」「お手数ですが」といった枕詞を挟むと効果的です。
また、「～でしょうか。」「～していただけますか。」といった、問いかける言い方をすると、印象が和らぎます。

その上で、ミスが発覚したときは早急に相手方に連絡を取るようにしましょう。
伝えるのが遅くなるほど、確認や修正に時間が取られてしまいます。
信頼関係を崩さないためにも、スピード感をもって対応にあたってください。

宛名の間違いが、たとえ相手のミスであっても責めたてるような言い方は避けましょう。
関係性が悪化してしまうと、今後の取引にも支障が出る可能性があります。

間違いを指摘するときは、あくまでも丁寧な言い回しに徹し、その上で迅速に対処にあたりましょう。