返品や返金があった場合の請求書の書き方

商品の返品やキャンセルによる返金の対応は、返品・返金が取引の一部か全部か、すでに請求書が発行されているのかで異なります。

返品や返金があった場合の請求書について、詳しく見ていきましょう。

返品・返金がある請求書の取り扱い

まずはじめは、取引の全てがキャンセルされたパターンです。
このとき、請求書発行前であれば請求の手続きを停止してください。
加えて、代金が入金済の場合は全額返金の処理を行います。

その際は、請求書ではなく「返金証明書」や「返金受領書」を渡し、確かに返金したことを相手に伝えましょう。

一方、返品や返金が取引の一部であれば、差額分の請求が必要です。
請求書には、返品によって発生したマイナスの金額と、残りの支払い額が一目でわかるように記載しましょう。

どちらの場合も、すでに請求書が相手方に届いている場合は、後々のトラブルを回避するために、手元にある請求書を破棄してもらうように依頼してください。

また、取引が単発はなく継続されるものであれば、次回分と請求書の相殺をする方法もあります。
その際は、次の請求書にどの取引と相殺されて減額しているのかを明確に書き記すようにしましょう。

返品・返金をするときの注意点

全額であっても一部であっても、返金する際には取引先にいつ処理が完了するのか必ず連絡しましょう。

返金は、返品を受け付けた翌月か翌々月なのか社内のルールによっても異なりますが、返金を受ける側は、入金されるまで不安なものです。しっかり連絡をとっていれば、相手の信頼を損なうこともないでしょう。

まとめ

返品や返金による請求金額の変更は、珍しいことではありません。
とはいえ、返品・返金に関する請求書の対応をきちんと理解しておかないと、先方に迷惑をかけることにもなるでしょう。

確認や連絡を普段より入念に行い、双方にとってスムーズな返金を行うようにしましょう。