請求書の原本を保管しておかなければならない保存期間は7年

請求書の基礎知識

ビジネスをしていると、日々さまざまな書類が増えていきます。中でも、請求書の原本の保管に苦労されている方は、多いのではないでしょうか。請求書は一定期間保存するように法律で定められているため、簡単には破棄できません。

法人と個人で違う請求書の保存期間、また請求書の保管方法を紹介します。

請求書の保存期間は法人と個人事業主で異なる

証憑書類の一つである請求書の法定保存期間は、法人なら7年・個人事業者なら5年と定められています。

国税庁のHPによると、保存期間の起算日は「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。」と記載されています。
(参考HP 国税庁 | No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

一方、個人事業主の場合、請求書の保存期間は、確定申告の期限日の翌日を起算日として5年間です。
どちらも、請求日や支払期限日、受領日などから数えはじめるわけではないため、注意が必要です。

請求書の保存は紙かデータか

請求書の法定保存期間は、長期にわたります。
そこで難しいのが、保存方法です。
ここからは、請求書を紙で保管する場合とデータ化して保管する場合について解説します。

紙で保管

帳簿書類の保存は、紙が原則です。
様々な書類が電子化されていますが、まだまだ紙のままというのが一般的です。
支払期日や社名でわけて請求書をまとめるなど、分類してファイリングしている企業も多いのではないでしょうか。

ただし、紙は保管場所の確保が必要です。
スムーズに閲覧するためには、保管スペースを確保して煩雑なオフィスにならないようにする必要があります。

データ化して保管

最近は請求書をデータ化する企業も増えてきましたが、保管に関してもデータのまま行えます。

ただし、電子保管するためには管轄の税務署長の承認を得る必要があります。
保管方法を紙からデータへ移行する日の3カ月前までに窓口で申請を行います。
いくつかの要件を満たした場合のみ、電子保管の許可がおります。

まとめ

請求書はビジネスをする上でとても重要な書類であり、税務調査のときにも必要になります。
紙での保管・電子保管、どちらであっても、請求書の原本を必要なときにすぐ確認できるよう管理すれば、業務の効率化にもつながります。

請求書の保管は保存期間を遵守するとともに、紛失などがないようベストな保存方法を選択しましょう。

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